Privacy policy

Порядок

обробки і захисту персональних даних у

Товаристві з обмеженою відповідальністю «ФІНЮНІОН»

 

Розділ 1. Загальні вимоги та мета

  • Порядок про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних Товариства з обмеженою відповідальністю «ФІНЮНІОН» (далі – Порядок) розроблено на підставі Закону України «Про захист персональних даних» та Типового порядку обробки персональних даних, що затверджений Наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини 08.01.2014 № 1/02-14.
  • Порядок визначає комплекс організаційних та технічних заходів для забезпечення захисту персональних даних Товариства з обмеженою відповідальністю «ФІНЮНІОН» (далі – Товариство) від несанкціонованого доступу, витоку інформації, неправомірного використання або втрати під час обробки.
  • Порядок визначає основні поняття, що стосуються персональних даних та містить мету обробки, процедуру обробки, права суб’єктів, порядок захисту персональних даних та інші вимоги законодавства України щодо захисту персональних даних.
  • Вимоги цього Порядок поширюються на всіх співробітників Товариства та представників органів влади, що здійснюють перевірку діяльності Товариства (в т.ч. структурних підрозділів та пунктів обміну валют).
  • Порядок регулює діяльність з обробки персональних даних, яка здійснюється повністю або частково із застосуванням автоматизованих засобів, а також обробку персональних даних, що містяться у картотеці чи призначені до внесення до картотеки, із застосуванням неавтоматизованих засобів.

 

Розділ 2. Визначення термінів

  • База персональних даних – іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.
  • Верифікація – заходи, що вживаються суб’єктом первинного фінансового моніторингу з метою перевірки (підтвердження) належності відповідній особі отриманих суб’єктом первинного фінансового моніторингу ідентифікаційних даних та/або з метою підтвердження даних, що дають змогу встановити кінцевих бенефіціарних власників чи їх відсутність
  • Володілець персональних даних – фізична або юридична особа, яка визначає мету обробки персональних даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом.
  • Суб’єкт персональних даних – фізична особа, персональні дані якої обробляються.
  • Згода суб’єкта персональних даних – добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди.
  • Згода суб’єкта персональних даних на передачу її персональних даних – це безумовна та виключна згода поінформованого суб’єкта персональних даних про передачу його персональних даних третім особам відповідно до діючого законодавства України.
  • Знеособлення персональних даних – вилучення відомостей, які дають змогу прямо чи опосередковано ідентифікувати особу.
  • Картотека – будь-які структуровані персональні дані, доступні за визначеними критеріями, незалежно від того, чи такі дані централізовані, децентралізовані або розділені за функціональними чи географічними принципами.
  • Обробка персональних даних – будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем.
  • Одержувач – фізична чи юридична особа, якій надаються персональні дані, у тому числі третя особа.
  • Персональні дані – відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
  • Розпорядник персональних даних – фізична чи юридична особа, якій володільцем персональних даних або законом надано право обробляти ці дані від імені володільця.
  • Третя особа – будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника персональних даних та Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, якій володільцем чи розпорядником персональних даних здійснюється передача персональних даних.
  • Ідентифікація – заходи, що вживаються суб’єктом первинного фінансового моніторингу для встановлення особи шляхом отримання її ідентифікаційних даних;
  • Особливі категорії даних – персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

 

Розділ 3. Бази персональних даних, володільцем та розпорядником яких є Товариство та мета їх обробки

  • Товариство є володільцем наступних баз персональних даних:
    • База персональних даних персоналу Товариства – це обробка персональних даних працівників Товариства з метою забезпечення реалізації трудових відносин, соціального захисту, адміністративно–правових, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку, відносин у сфері управління людськими ресурсами, зокрема кадровим потенціалом відповідно до законів України що регулюють трудові відносини, Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Закону України «Про банки і банківську діяльність», Закону України «Про зайнятість населення», Закону України «Про фінансові послуги та фінансові компанії», Закону України «Про валюту і валютні операції». Обробка персональних даних працівників Товариства – це обробка інформації фізичних осіб загального характеру, що самостійно надається такими особами (прізвище, ім’я та по-батькові, дата та місце народження, громадянство, місце проживання, індивідуальний податковий номер, цей перелік не є вичерпним).
    • База персональних даних клієнтів – це обробка персональних даних фізичних осіб, що здійснюється для забезпечення реалізації відносин у сфері надання фінансових послуг, шляхом здійснення валютних операцій в частині торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та договорів поруки відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Цивільного кодексу України, Закону України «Про фінансові послуги та фінансові компанії», Закону України «Про валюту і валютні операції», Закону України «Про електронну комерцію», Закону України «Про захист персональних даних»,

Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», інших нормативно-правових актів у сфері регулювання ринків фінансових послуг та Статуту Товариства. Обробка персональних даних клієнтів – це обробка інформації фізичних осіб загального характеру, що надається Товариству зазначеними особами при наданні фінансових послуг (прізвище, ім’я та по-батькові, дата та місце народження, громадянство, місце проживання, індивідуальний податковий номер, номер (за наявності – серія паспорту) цей перелік не є вичерпним).

  • База персональних даних контрагентів Товариства – це обробка персональних даних фізичних осіб здійснюється для забезпечення реалізації відносин у сфері господарських відносин, ведення відповідного обліку та звітності. Обробка персональних даних та ведення відповідної бази даних здійснюється відповідно до: Податкового Кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Господарського кодексу України, Цивільного кодексу України, нормативно-правових актів державних органів України (в т.ч. податкових) та Статуту Товариства. Персональні дані фізичних осіб обробляються щодо загального характеру (прізвище, ім’я та по-батькові, дата та місце народження, громадянство, місце проживання, індивідуальний податковий номер, цей перелік не є вичерпним).
  • Місцем знаходження баз персональних даних є захищене віддалене хмарне сховище із виключним доступом Товариства до даних, що зберігаються.

 

Розділ 4. Порядок і мета обробки персональних даних.

  • Обробка персональних даних здійснюється Товариство відповідно до мети та правових підстав. Обробка персональних даних клієнтів передбачає такі дії: збирання персональних даних, накопичення та зберігання персональних даних, адаптування, зміна та поновлення персональних даних, використання персональних даних, знеособлення персональних даних, знищення персональних даних.
  • Товариство обробляє персональні дані клієнтів з метою здійснення прав та виконання обов’язків з питань надання Товариством послуг, а саме: 1) при здійсненні валютно-обмінних операцій на суму 400 000 грн і більше (в тому числі, в разі проведення декількома операціями одним клієнтом на таку загальну суму) шляхом ідентифікації клієнта, тобто заходів, що вживаються Товариством для встановлення особи шляхом отримання її ідентифікаційних даних; 2) забезпечення дотримання вимог законодавства (фінансового, податкового, цивільного, господарського тощо, та, зокрема вимог Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення»).
  • Мета зберігання та обробки персональних даних може змінюватися відповідно до змін у законодавстві та інших нормативних документів України.
  • Обробка персональних даних здійснюється за умови надання суб’єктом персональних даних однозначної згоди на обробку таких даних.
  • Згода суб’єкта персональних даних є добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
  • Надання Згоди клієнтами Товариства здійснюється шляхом вчинення конклюдентних дій (однозначне висловлення наміру отримати фінансову послугу, надання ідентифікаційних документів, надання валютних цінностей уповноваженому представнику Товариства з метою здійснення валютної операції в готівковій формі) під час взаємодії із уповноваженими працівниками Товариства на надання фінансових послуг з метою отримання фінансових послуг.
  • Товариство здійснює обробку персональних даних працівників в тому числі у формі електронних картотек (особових справ) та/або реєстрів у порядку, визначеному чинним законодавством України, з урахуванням наступних вимог:
    • Документи, що містять персональні дані, формуються у справи залежно від мети обробки персональних даних.
    • Картотеки/реєстри зберігаються у місцях захищених від несанкціонованого доступу.

 

Розділ 5. Обмежений доступ до персональних даних

  • Усі персональні дані, володільцем яких є Товариство, окрім знеособлених, за режимом доступу є інформацією з обмеженим доступом.
  • Доступ до персональних даних, визначених Розділом 3 цього Порядку, здійснюють лише працівники Товариства в межах виконання своїх посадових обов’язків. Ці працівники зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання залишається чинним після припинення трудових відносин з Товариством.
  • Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов’язання відповідним працівником.
  • Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення на посаду, виконання обов’язків на якій не пов’язане з обробкою персональних даних.
  • Зобов’язання про нерозголошення персональних даних (додаток 1 цього Положення) підписується зі всіма працівниками Товариства, які мають доступ, використовують чи обробляють персональні дані, які знаходяться у базах персональних даних Товариства.
  • У разі звільнення працівника, який мав доступ до персональних даних, або переведення його на іншу посаду, що не передбачає роботу з персональними даними суб’єктів, вживаються заходи щодо унеможливлення доступу такої особи до персональних даних, а документи та інші носії, що містять персональні дані суб’єктів, передаються іншому працівнику.
  • Право на обробку персональних даних, які містяться в базах персональних даних Товариства не надається, якщо працівник відмовляється підписати Зобов’язання про нерозголошення персональних даних та взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможний їх забезпечити.
  • У разі необхідності для розробки та здійснення заходів щодо забезпечення безпеки персональних даних при їх обробці в обліковій системі Товариства, керівником Товариства може бути призначена посадова особа, яка відповідальна за забезпечення безпеки персональних даних у Товаристві.

 

Розділ 6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

  • Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних», Кодексу Законів про Працю, Податкового кодексу, Закону України «Про фінансові послуги та фінансові компанії» та інших нормативних документів України, а також відповідно до умов правил надання фінансових послуг Товариством.
  • Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
  • Суб’єкт відносин, пов’язаний з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі – запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
  • У запиті зазначаються:
    • прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);
    • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);
    • прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
    • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
    • перелік персональних даних, що запитуються;
    • мета запиту.
  • Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється/відстрочується, відмовляється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
  • Усі працівники Товариства зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та будь-якої іншої інформації, яка міститься у ІТС Товариства, а також кадрових та бухгалтерських документах.
  • Інформація, яка обліковується Товариством і містить персональні дані, розкривається:
    • на письмовий запит власника інформації або з його письмового дозволу, у випадках, передбачених чинним законодавством України;
    • на підставі рішення суду;
    • на письмову вимогу органів прокуратури, служби безпеки, внутрішніх справ, органів державної податкової служби України, Національного банку України, Державної комісії з фінансового моніторингу, інших державних органів України відповідно до чинного законодавства України – щодо операцій відповідно до договорів Товариства, що здійснюються конкретною юридичною особою або фізичною особою за конкретний проміжок часу, в межах компетенції відповідного державного органу.
  • Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.
  • Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.
  • У повідомленні про відстрочення зазначаються:
    • прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
    • дата відправлення повідомлення;
    • причина відстрочення;
    • строк, протягом якого буде задоволене запит.
  • Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно з чинним законодавством України.
  • У повідомленні про відмову зазначаються:
    • прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
    • дата відправлення повідомлення;
    • причина відмови.
  • Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

 

Розділ 7. Захист персональних даних

  • Місце зберігання персональних даних (хмарне сховище) обладнане системними і програмно- технічними засобами, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
  • Товариство забезпечує безпечну передачу персональних даних за допомогою захищених каналів передачі інформації.
  • Функціонування системних, програмно-технічних засобів та засобів зв’язку забезпечує дублювання роботи всіх систем та елементів для забезпечення збереження інформації та забезпечення неможливості її знищення з будь-яких обставин засобами, передбаченими Товариством.
  • Відповідальні особи (в разі наявності) за захист персональних даних, які містяться у базах персональних даних Товариства (розділ 3 цього Порядок):
    • визначаються наказом керівника Товариства;
    • організовують роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці згідно з чинним законодавством України;
  • організовують роботу пов’язану із захистом персональних даних з урахуванням специфіки ведення та обробки персональних даних у відповідних базах персональних даних Товариства, зазначених у Розділі 3 цього Порядок.
  • При організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних, відповідальні особи зобов’язані:
    • знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
    • розробити процедуру доступу до персональних даних працівників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;
    • забезпечити виконання відповідними працівниками Товариства вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Товариства щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;
    • повідомляти керівництво Товариства про факти порушень працівниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Товариства щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
    • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.
  • З метою виконання своїх обов’язків відповідальні працівники мають право:
    • брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків, організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці;
    • вносити на розгляд керівництву Товариства пропозиції щодо покращення діяльності Товариства та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження щодо діяльності Товариства та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
    • здійснювати взаємодію з іншими працівниками Товариства при виконанні своїх обов’язків з організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці.
  • Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог чинного законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Товариства у сфері обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних Товариства. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом. З метою забезпечення захисту персональних даних Товариства вище зазначеними категоріями працівників підписується зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
  • Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.
  • Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не менше строків зберігання персональних даних, визначених законодавством.
  • Знищення персональних даних здійснюється у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.

 

Розділ 8. Права суб’єкта персональних даних

  • Суб’єкт персональних даних має право:
    • Знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом.
    • Отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних.
    • Мати доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних.
    • Отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються.
    • Пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом.
    • Пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.
    • Захищати своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи.
    • Звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних.
    • Застосовувати засоби правового захисту в разі порушення чинного законодавства України про захист персональних даних.

 

Розділ 9. Прикінцеві положення

  • У разі зміни визначеної мети обробки персональних даних на нову мету, яка є несумісною з попередньою, для подальшої обробки даних Товариство, як володілець персональних даних, окрім випадків, визначених законодавством, повинно отримати згоду суб’єкта персональних даних на обробку його даних відповідно до нової мети.
  • Про передачу персональних даних третій особі Товариство, як володілець персональних даних протягом десяти робочих днів повідомляє суб’єкта персональних даних, якщо цього вимагають умови його згоди або інше не передбачено законом.
  • Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних повинні бути документально зафіксовані відповідальною особою або структурним підрозділом, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці.